¿Cada cuánto se realiza una auditoría externa? Una guía completa

Introducción

Las auditorías externas son una herramienta esencial para evaluar el cumplimiento de los requisitos del sistema de gestión de calidad y garantizar su eficacia. Este artículo te proporcionará una comprensión integral de la frecuencia con la que se realizan las auditorías externas y los factores que influyen en su programación.

Factores que determinan la frecuencia de las auditorías externas

La frecuencia de las auditorías externas no está especificada en la norma ISO 9001. En cambio, depende de varios factores, que incluyen:

• Estado del sistema de gestión de calidad: Los sistemas recién implementados requieren auditorías más frecuentes que los maduros.
• Historial de no conformidades: Los sistemas con muchas no conformidades deben auditarse con mayor frecuencia.
• Complejidad de las operaciones: Los sistemas con operaciones complejas o requisitos específicos de calidad necesitan auditorías más frecuentes.
• Disponibilidad de recursos: La disponibilidad de recursos (humanos, tecnológicos y financieros) influye en la frecuencia de las auditorías.

Quién debe realizar las auditorías externas

Las auditorías de certificación las realizan auditores externos independientes, mientras que las organizaciones pueden optar por auditores internos o consultores externos para las auditorías internas.

Los auditores internos deben ser independientes de las áreas auditadas, mientras que la formación de auditores internos transfiere conocimientos dentro de la organización. La digitalización puede facilitar las auditorías internas y garantizar la transparencia.

Determinación de los días de auditoría necesarios

Para las auditorías de ISO 9001, la cantidad de días necesarios se determina según el tamaño y la complejidad de la organización, así como de los riesgos asociados. La tabla ISO 17021 proporciona pautas basadas en el número de empleados, que se pueden ajustar según factores aditivos o sustractivos.

Los días de auditoría incluyen la planificación, la interacción con el personal y la redacción de informes. No deben reducirse a menos del 90% del tiempo de auditoría real.

Consideraciones para los empleados

El término “empleados” incluye a todos los individuos que contribuyen al ámbito de la certificación. Los empleados no permanentes también deben estar presentes durante la auditoría.

Tendencias en los días de auditoría

Los factores aditivos, como la logística compleja o los sistemas complejos, pueden aumentar los días de auditoría, mientras que los factores sustractivos, como la madurez del sistema de gestión de calidad, pueden reducirlos. Sin embargo, es poco probable que estos ajustes modifiquen el cálculo basal en más del 30%.

Conclusión

La frecuencia de las auditorías externas es esencial para garantizar el cumplimiento continuo de los requisitos del sistema de gestión de calidad. Al considerar los factores discutidos en este artículo, las organizaciones pueden determinar la frecuencia adecuada de auditoría para sus necesidades específicas. Las auditorías externas regulares ayudan a mejorar la conformidad normativa, identificar oportunidades de mejora y aumentar la credibilidad de las organizaciones.

Tabla de Características, Consejos y Puntos Clave de las Auditorías Externas de Sistemas de Gestión de Calidad

Característica	Consejo/Punto Clave
Objetivos	* Verificar conformidad con los requisitos. * Identificar áreas de mejora. * Proporcionar una opinión independiente sobre la eficacia del sistema. * Aumentar la credibilidad y confianza.
Tipos	* Auditorías de segunda parte: Realizadas por partes interesadas. * Auditorías de tercera parte: Realizadas por organizaciones externas independientes.
Proceso	* Planificación: Determinar el alcance y los objetivos. * Recopilación de información: Revisar documentos, entrevistar al personal, observar procesos. * Evaluación de hallazgos: Comparar con los criterios de auditoría. * Informe de auditoría: Documentar hallazgos, conclusiones y recomendaciones. * Seguimiento: Verificar la implementación de acciones correctivas y preventivas.
Beneficios	* Mejorar la conformidad normativa. * Identificar oportunidades de mejora. * Obtener una perspectiva externa y objetiva. * Aumentar la credibilidad y confianza de las partes interesadas. * Preparar para certificaciones y acreditaciones.
Frecuencia	No especificada en ISO 9001, depende de: * Estado del sistema * Historial de no conformidades * Complejidad de las operaciones
Quién debe realizarlas	* Auditorías de certificación: Auditores externos independientes. * Auditorías internas: Auditores internos o consultores externos.
Días de auditoría requeridos	Determinados por el tamaño, la complejidad y los riesgos de la organización.
Consideraciones para los empleados	Los empleados, incluidos los no permanentes, deben estar presentes durante la auditoría.
Tendencias en los días de auditoría	Los factores aditivos o sustractivos pueden ajustar los días de auditoría, pero es poco probable que modifiquen el cálculo basal en más del 30%.

¿Con qué frecuencia se realiza una auditoría externa?

La norma ISO 9001 no especifica la frecuencia de las auditorías externas. La frecuencia depende de varios factores, como el estado del sistema, el historial de no conformidades y la complejidad de las operaciones.