Características Internas del Memorándum: Guía para una Comunicación Interna Efectiva

Un memorándum es un documento escrito oficial que desempeña un papel crucial en las comunicaciones organizacionales, facilitando la transmisión efectiva de información dentro de la jerarquía. Entre sus características internas más destacadas se encuentran:

Brevedad y Concisión

Los memorandos son documentos breves y concisos, que transmiten la información esencial de manera clara y sucinta. Esta brevedad permite a los lectores absorber rápidamente el mensaje sin perderse en detalles innecesarios.

Por lo general, la longitud de un memorándum no debe exceder una página, a menos que la información a comunicar sea compleja o extensa. Un memorándum bien escrito debe ir directo al grano, presentando los puntos clave de manera organizada y fácil de entender.

Lenguaje Claro y Objetivo

El lenguaje utilizado en un memorándum debe ser claro, objetivo e imparcial. Es importante evitar el uso de jerga técnica o lenguaje ambiguo que pueda confundir a los lectores. Los memorandos deben estar escritos en un tono profesional y formal, sin utilizar un lenguaje informal o coloquial.

Además, el lenguaje debe ser objetivo y evitar expresar opiniones o juicios. El propósito del memorándum es transmitir información, no persuadir o influenciar a los lectores.

Formato Estandarizado

Los memorandos suelen seguir un formato estandarizado para garantizar la consistencia y facilitar la lectura. Los elementos típicos de un memorándum incluyen:

• Encabezado: contiene el membrete de la organización, la fecha y el número de referencia
• Líneas de asunto: resumen brevemente el contenido del memorándum
• Introducción: establece el propósito del memorándum
• Cuerpo: presenta la información detallada, organizada en párrafos y secciones
• Conclusión: resume los puntos principales y proporciona cualquier acción o instrucción necesaria
• Firma: incluye el nombre y el cargo del remitente

Distribución Selectiva

Los memorandos se distribuyen selectivamente a los destinatarios que necesitan conocer la información. El remitente debe determinar cuidadosamente la distribución para garantizar que el memorándum llegue a las personas adecuadas y evitar la distribución innecesaria.

La distribución puede realizarse a través de correo electrónico, entrega manual o mediante sistemas de gestión de documentos internos. Es importante mantener un registro de la distribución para futuras referencias.

Registro Oficial

Los memorandos sirven como un registro oficial de las comunicaciones internas dentro de la organización. Proporcionan una documentación escrita de las decisiones, políticas y acciones tomadas. Esta característica es esencial para mantener la transparencia, la responsabilidad y la continuidad en las operaciones de la organización.

Los memorandos pueden archivarse electrónicamente o en formato físico para su consulta y referencia futuras. La correcta gestión de los memorandos garantiza que la información esencial esté disponible cuando sea necesario.

Característica	Consejo/Punto Clave
Brevedad	Limitar la longitud a una sola página
Formalidad	Utilizar un lenguaje profesional y conciso
Unidireccionalidad	No requerir respuesta
Membrete	Incluir el nombre de la organización y el logotipo
Numeración interna y fecha	Asignar un número único y la fecha de creación
Título del documento	Resumir el propósito del memorándum
Texto del mensaje	Organizar la información en párrafos claros y concisos
Despedida y firma	Incluir una despedida profesional y la firma del remitente
Función	Transmitir información, proporcionar instrucciones o recordar
Implementación	Utilizar para comunicaciones internas y oficiales
Ejemplos	Ver memorandos de ejemplo proporcionados
Puntos Relevantes	Definición, propósito, estructura, características, tipos, ventajas, desventajas, consideraciones de redacción

Preguntas frecuentes sobre las características internas del memorándum

¿Qué debe contener el texto del mensaje de un memorándum?

El texto del mensaje debe incluir la información, instrucciones o recordatorios que se desean transmitir. Debe ser claro, conciso y bien organizado, utilizando un lenguaje objetivo y profesional.

¿Cuáles son las características del formato de un memorándum?

Un memorándum típicamente tiene un formato estandarizado que incluye un encabezado, líneas de asunto, introducción, cuerpo y conclusión. El encabezado contiene información como el membrete de la organización, la numeración interna y la fecha.

¿Por qué es importante la brevedad en un memorándum?

La brevedad es crucial para mantener la atención del lector y garantizar que el mensaje se transmita de manera efectiva. Los memorandos deben ser lo suficientemente concisos como para transmitir la información esencial sin detalles innecesarios.

¿Qué tipos de información se incluyen en un memorándum?

Los memorandos pueden transmitir una amplia gama de información, como anuncios, instrucciones, políticas, recordatorios, informes y solicitudes. Son un medio versátil para la comunicación interna dentro de las organizaciones.

¿Cuál es el propósito principal de un memorándum?

El propósito principal de un memorándum es comunicar información, instrucciones o recordatorios dentro de una organización de manera formal y documentada. Ayuda a mantener la comunicación clara, eficiente y responsable.